Cilj vsakega podjetnika je, da bi z vodenjem pomembno prispeval k boljšemu poslovnemu uspehu. Veliko pa je še vedno tistih, ki ne verjamejo, da bi že ena malo večja sprememba pri načinu vodenja administracije in upravljanja z dokumenti lahko bistveno pripomogla k temu. Vsak dober vodja podjetja mora imeti jasno začrtano vizijo. Glede na zastavljene načrte pa je potrebno nato ustrezno oceniti, ali je takšna investicija res nujno potrebna, in ali vam resnično pomaga pri ohranjanju vaše poslovne vizije.

Ob vsem tem je tudi potrebna realna ocena koristnosti, ki jo prinaša brezpapirno poslovanje, o čemer si lahko več preberete na spletni povezavi podjetja Anderwald: https://www.anderwald.si/brezpapirno-poslovanje/. Ena od največjih koristi je namreč pripadnost na operativnem nivoju. Vodstvo podjetja pa mora razumeti celoten obseg vseh koristi ter poiskati ustrezne načine, da med pripravami na takšno spremembo poslovanja ustrezno podpre vse sodelavce.

Pridobljene informacije predstavljajo največjo vrednost

Informacija je prav tisto, kar predstavlja največjo vrednost pri poslovanju vsakega podjetja. Pri tem pa je pomembno, da je optimalno udejanjena, ne glede na to, kako je nastala oziroma kako je bila pridobljena. Temelj za uspešno doseganje vseh zastavljenih rezultatov in uspešno delo je torej najti najoptimalnejši način za udejanjanje pridobljenih informacij.

Ker ima zajemanje, shranjevanje, iskanje in razvrščanje materialnih dokumentov svoje pomanjkljivosti, se večina podjetij odloča za elektronsko arhiviranje dokumentov. Pri prehodu na sodobnejši način poslovanja pa se lahko podjetje znajde pred velikimi izzivi.

Izzivi pred prehodom na brezpapirno poslovanje

Prvo vprašanje, ki si ga ob tem zastavi vsak direktor podjetja, je: koliko bodo znašali stroški? Obenem pa se je potrebno zavedati tudi stopnje poznavanja same tehnologije in se ob tem še soočiti z iskanjem ustreznih načinov upravljanja podatkov in kako poskrbeti za ustrezno varnost vseh pridobljenih informacij oziroma podatkov.

Največji izziv pa je iskanje najučinkovitejšega pristopa in ustreznih orodij za dosego pričakovanih rezultatov, ki naj bi jih pomagalo doseči sodobno elektronsko arhiviranje informacij in dokumentov. To pa pomeni tudi, da je potrebno poiskati najboljše metode za brezpapirno poslovanje, ki vključuje zajemanje, razvrščanje in shranjevanje dokumentov v različnih oblikah, saj so običajno znotraj enega podjetja na voljo pridobljene informacije iz več različnih virov.

Elektronsko arhiviranje prinaša številne prednosti

Za primerjavo z materialnim shranjevanjem in arhiviranjem dokumentov je elektronsko arhiviranje bistveno hitrejše. Večja hitrost pa prinaša tudi višjo produktivnost, saj lahko z ustreznimi varnostnimi zaščitami vzpostavite učinkovito delujoč sistem, do katerega lahko dostopate z različnih naprav.

Poleg tega vam elektronsko arhiviranje pomaga zmanjševati različne probleme, kot so na primer nihanja na trgu, ali ko pride do zakonskih sprememb, ki jih je treba čim prej implementirati v poslovanje. Ravno tako se s shranjevanjem dokumentov v digitalni obliki zmanjša tveganje za podvajanje zajetih podatkov oziroma informacij, kar velja za vse stopnje poslovanja. Takšna oblika zajemanja in shranjevanja dokumentov namreč omogoča možnost hitrega ustvarjanja varnostnih kopij, poleg tega pa je samo razvrščanje in shranjevanje veliko bolj organizirano.

Integriran pristop k identifikaciji zahtev in podatkov

Vsako podjetje, ki se odloči za brezpapirno poslovanje in namerava preiti na elektronsko arhiviranje, bo moralo poleg tega imeti učinkovito zastavljen in funkcionalen dokumentni sistem. Le tako se bo lahko najbolje odzvalo na hitro spreminjajoče se zahteve trga in ustrezno prilagodilo svojo ponudbo izdelkov oziroma storitev.

To pa je možno le s celovitim in integriranim pristopom k prepoznavanju zahtev, s čimer je možno optimalno iskanje rešitev ter njihovo končno oblikovanje. Ko je prava rešitev najdena, jo je potrebno na primeren način predstaviti ter končno tudi implementirati.

Bistvo pri tem je, da je rešitev popolnoma prilagojena glede na dejavnost podjetja in že utečen način poslovanja. Prehod na elektronsko arhiviranje namreč ne sme vplivati na že uveljavljene načine vodenja in delovanja podjetja, temveč jih mora optimizirati in poenostaviti. Prav poenostavitev vseh procesov bi moral biti glavni namen vpeljave takšnih korenitih sprememb, kot jih prinaša brezpapirno poslovanje.

Kako najbolje integrirati elektronsko arhiviranje?

Pri končni vpeljavi novega sistema zajemanja in shranjevanja dokumentov je predvsem pomembno upoštevati življenjski cikel podatkov. Le na ta način vam bo zagotovljena končna rešitev, ki bo kar najbolje prilagojena potrebam in ciljem vašega podjetja.

Tudi zato je priporočljivo, da vam bo znal izvajalec, ki vas bo vodil skozi celoten postopek iskanja in integracije ustreznih rešitev za najoptimalnejše brezpapirno poslovanje, ta postopek poenostaviti. Tu pride v ospredje strokovnost in tehnične izkušnje, s katerimi se išče primerna povezanost z izbranimi rešitvami in učinkovita integracija novega sistema zajemanja in shranjevanja dokumentov.

Tehnološki napredek vodi k večji avtomatizaciji

Z vse večjim in hitrejšim tehnološkim napredkom je za marsikatero podjetje avtomatizacija postala pravzaprav nujna. Z uporabo obstoječe informacijske tehnologije oziroma z vse bolj pospešeno uvedbo naprednejše tehnologije lahko pride do avtomatizacije celotnega procesa ali pa vsaj določenih aktivnosti v delovanju podjetja.

Ne glede na to, ali se boste odločili za delno ali celovito avtomatizacijo, ne pozabite, da je pomembno ohranjanje oziroma doseganje večje rasti. Digitalizacija notranjih aktivnosti in brezpapirno poslovanje bosta pripomogla k učinkovitejšim in natančnejšim notranjim procesom, posredno pa boste z novim sistemom vplivali na izboljšanje delovnih rezultatov in doseganje višje stopnje uspešnosti, trdijo pri podjetju Anderwald.